Reunionitis

Las reuniones son definitivamente una forma de trabajo cada vez más expandida en las corporaciones. Más allá de un deleite o de una forma de proponer y revisar acuerdos, se han vuelto la forma de hacer las cosas, algo así como juntémonos a trabajar! Alguien expone, algunos interrumpen, se agregan las visiones y predomina una, o en el mejor de los casos un mix de varias ideas planteadas, pero generalmente lo primero. Por otro lado, conspira a la eficiencia, el que para darle realce a una reunión, se ve bien que estén citadas muchas áreas, muchos representantes, muchos que han tenido una experiencia similar, en suma, la mayor cantidad de gente posible. Por cierto mientras más gente en una mesa, menos interacción profunda y debate razonable, por cuanto el diálogo directo se impone: dos o tres protagonistas hablan, mientras el resto mira la hora como preguntándose a qué hora termina todo esto… en ocasiones, el diálogo tiene una mutación y los dos o tres protagonistas van cambiando mientras avanza la reunión, situación que por cierto pudiera mejorarse con una agenda adecuada, que permitiera tener un quórum alto pero rotativo, y así más intenso.

Ahora bien, no es tan aburrido estar en una reunión en la que no participas activamente. Siempre hay otro en lo mismo, con el que puedes conversar por el chat interno, responder algunos mails para ponerse al día, pero por cierto el placer máximo es observar en qué está el resto. El que está concentrado en otra cosa y hay que repetirle con un volumen más alto su nombre, como para avisarle que tiene que responder la pregunta que le acaban de hacer, y que ciertamente no escuchó ni puede deducir desde el contexto. La cara de desconcierto es total, un poco de culpa quizás, porque si estás en una reunión, por malo que haya sido el diseño, es probable que tengas algo que aportar. Mejor todavía son los que sin dilucidar el contexto y anticipándose al requerimiento, interrumpen la reunión para indicar cualquier cosa, una tautología axiomática que lo trae aceleradamente desde la ausencia a la presencia-ausente. El otro personaje típico es el que va a la reunión a trabajar en otra cosa. Su cara y aspecto de concentración en el computador, teléfono y/o cuaderno es tal, que resulta impropio interrumpirlo para pedirle que participe en la reunión con algún aporte, aun cuando sea secundario.

La galería de personajes es amplia, y se debiera sumar al expositor, al organizador de la reunión y al más involucrado, que en definitiva son los únicos que participan activamente de la mentada reunión. De cualquier forma, lo más importante es hacerse cargo de que efectivamente es cada vez más común y ampliamente aceptada esta manera de hacer las cosas, y dado eso me atrevo, desde mi experiencia tanto como ausente, presente-ausente, presente-presente, dialogante, expositor, etcétera, algunas recomendaciones para pasarlo un poco mejor en algo que nos pasamos buena parte del día:

• Reuniones con mucha gente son intrínsecamente largas, por lo que es preferible citar a la menor cantidad de gente posible, pero asegurando a los titulares

• Reuniones sin agenda y objetivo claros, pueden durar infinitamente o bien terminar sin la certeza de que todos entiendan a qué se juntaron

• Reuniones sin time keeper pueden alargarse en extremo, o bien terminar sin que se hayan tocado todos los puntos de la agenda

• No es tan mala idea juntarse fuera de la oficina, por cuanto salir del ambiente típico favorece la creatividad, y una buena idea, bien vale el precio de un par de cafés!

En mi opinión, la cura a la reunionitis está en ser parte de los protagonistas de la reunión… se pasa mejor, y al menos depende de uno que la reunión termine a la hora!